Utilização nas unidades
Neste capítulo, iremos entender por Unidades um agrupamento de setores da instituição, agrupamento este, em geral, ditado pela proximidade física e pela subordinação entre os setores. Assim, por exemplo, podemos ter em uma instituição a Secretaria de Informática, com todos os seus setores subordinados (Divisão de Desenvolvimento de Sistemas, Divisão de Produção e Operação de Sistemas, Divisão de Suporte, Divisão de Apoio ao Usuário, etc) funcionando em locais próximos. Neste caso, diremos que a Secretaria de Informática é uma Unidade que engloba os diversos setores a ela subordinados. É importante frisar que aqui o conceito de Unidade não possui conexão alguma com o conceito de Unidade Orçamentária (utilizado, por exemplo, para a contabilização da folha de pagamentos), embora possa, em alguns casos, haver coincidências entre os mesmos.
Algumas instituições possuem interesse na descentralização de algumas tarefas básicas voltadas à administração de recursos humanos. Normalmente, procura-se descentralizar as atividades cujas informações já são coletadas de maneira distribuída e que não necessitam de excessiva burocracia para sua efetivação. Entre estas tarefas, as mais citadas normalmente são o lançamento de freqüência e o cadastramento e alterações em férias, além de algumas listagens como funcionários por setor e/ou cargo, quadro de pessoal da própria unidade, contracheques dos funcionários da unidade, etc.
As informações de freqüência são, via de regra, colhidas de forma descentralizadas. O procedimento usual é a marcação mecânica do ponto em cartão (através de relógio) ou a assinatura em livros de freqüência. Após a marcação, a freqüência é encerrada, sendo que as secretárias das Unidades transformam as anotações em quantidades de faltas, horas extras, horas noturnas, etc durante o mês. Esta quantidade é então informada para fins de folha de pagamentos.
Em geral, as instituições não se preocupam em informar as datas dos eventos (faltas ou horas extras) para os sistemas de folha existentes, informando apenas o quantitativo mensal. Para o Ergon, entretanto, o dia da ocorrência é de vital importância, pois a contagem de tempo é efetuada automaticamente e este dia pode ter influência decisiva na contagem. O Ergon provê mecanismos para o apontamento diário da freqüência pelas Unidades, como veremos adiante. Estes mecanismos contém toda a segurança necessária à descentralização desta atividade, como a restrição do período para o qual a freqüência será anotada, o registro de quem anotou a freqüência e a restrição de para quais funcionários um usuário pode anotar a freqüência.
Quanto às férias, normalmente, os funcionários as requerem junto à secretaria de sua Unidade, sendo que esta repassa as informações para a administração de recursos humanos para efetivação. Aqui também, o sistema permite a marcação (ou alteração, ou remoção) das férias dentro das próprias Unidades, havendo todo o controle de segurança necessário, como veremos logo à seguir.
As transações de listagem não serão abordadas neste capítulo, sendo cobertas em detalhe no capítulo posterior.
Veja Também:
Utilização em Todas as Unidades